Hoe communiceren we effectief? 10 tips

hoe communiceren featured

Je hebt het jezelf misschien wel eens afgevraagd: hoe communiceren we effectief? Hoe zorgen we ervoor dat we de boodschap overbrengen die we willen overbrengen? 

Goed communiceren is allesbehalve makkelijk. In dit artikel geef ik je meer informatie over verschillende vormen van communiceren. Daarnaast geef ik je 10 tips die je kunt gebruiken voor een goede communicatie. 

Wat is communicatie?

Als je in het woordenboek het woord ‘communicatie’ opzoekt, vind je deze definitie: de overdracht of uitwisseling van informatie. Met andere woorden: persoon A (de zender) draagt informatie over aan de ontvanger, persoon B. Persoon A wil bovendien dat persoon B de informatie echt begrijpt. 

Heel veel mensen denken bij communiceren al gauw aan praten. Met woorden kun je jezelf het beste verstaanbaar maken, vooral als je dezelfde taal spreekt, zo wordt gedacht. 

Toch bestaat communicatie uit veel meer dan alleen praten. Allereerst moet je weten dat woorden maar een klein onderdeel zijn van communicatie. Effectief communiceren doe je niet alleen op verbaal, maar ook op non-verbaal vlak. 

Verbale communicatie

Een groot deel van onze boodschap komt op verbale wijze tot de ontvanger. Met het verbale deel bedoel ik het deel van de informatie dat je in woorden overbrengt. 

En natuurlijk, als je een boodschap over wilt brengen, is de taal die je daarvoor uitkiest erg belangrijk. Als die aansluit op het niveau van de ontvanger, kun je er bijna zeker van zijn dat hij je bericht begrijpt.

Kortom: zorgvuldig gekozen woorden maken informatie helder en concreet. En informatie die de ontvanger meteen begrijpt, draagt absoluut bij aan een effectieve communicatie. 

Wil jij werken aan meer zelfvertrouwen?

Al 22 jaar help ik mensen zoals jij meer zelfvertrouwen te krijgen. Meld je aan voor mijn wekelijkse nieuwsbrief met praktische tips om meer vrijheid en geluk te ervaren.

* Afmelden is eenvoudig en kan met slechts één druk op de knop.

Non-verbale communicatie 

Toch bestaat communicatie niet alleen uit dat verbale deel. Lang niet zelfs. Ook het non-verbale deel van je informatieoverdracht is enorm belangrijk. Je lichaamstaal vertelt veel.

Non-verbaal betekent zonder woorden. Zo is er bijvoorbeeld de visuele non-verbale communicatie. Daarbij gaat het vooral om lichaamstaal. Denk aan verschillende dingen:

  • Hoe is je houding? Heb je een open houding?
  • Welke handbewegingen maak je tijdens een gesprek? 
  • Wat vertelt je gezichtsuitdrukking de ontvanger? 

Daarnaast is er vocale non-verbale communicatie. Daartoe wordt bijvoorbeeld je intonatie gerekend. 

  • Spreek je woorden hoog of laag uit? 
  • Is je spraak monotoon, of wissel je juist veel af? 
  • Praat je hard of zacht?

De meeste mensen hebben maar half door hoe belangrijk die non-verbale signalen zijn. Toch pik je onbewust die signalen meestal wel op. 

Je weet snel genoeg of het daadwerkelijk goed met iemand gaat als hij zegt dat dat zo is. Op basis van de woorden kom je daar niet achter. Je krijgt immers altijd ‘goed’ terug. Maar hoe kijkt diegene daarbij? En hoe spreekt hij het woord uit? Welke lichaamshouding zie je? 

Al die non-verbale signalen geven je veel veel meer feedback dan de verbale boodschap

Verbale en non-verbale communicatie samen 

Verbale en non-verbale communicatie vormen samen een boodschap. Je kunt ze niet los van elkaar zien. Dat merk je al als je met iemand belt. 

Het is aan de telefoon soms lastig in te schatten hoe iemand een boodschap precies bedoelt. Dat komt omdat je een belangrijk onderdeel van de non-verbale communicatie mist: het visuele deel. 

Wanneer je via de mail communiceert, krijg je nog minder informatie binnen. Je hoort niet hoe iemand praat en ziet bovendien geen lichaamshouding of gezichtsuitdrukking. Het enige waar je van uit mag gaan, zijn de woorden die de ander typt; het verbale deel dus. Miscommunicatie ligt dan ook op de loer. 

Als je écht met iemand in gesprek wilt, kun je diegene maar beter live spreken. Dan weet je zeker dat je alle kanten van het verhaal kunt laten zien (en te zien krijgt). Zo geef je je gesprekspartner de kans jou echt goed te begrijpen en andersom. 

Waarom is effectief communiceren zo lastig? 

Een goede communicatie is moeilijker dan je denkt. Want ook al denk je elkaar te begrijpen, dan nóg kan dat zwaar tegenvallen. Ieder persoon heeft zijn eigen rugzak aan ervaringen, opvoeding en cultuur. 

En juist die eigen, persoonlijke rugzak kan van enorme invloed zijn op de manier waarop je een boodschap ontvangt. 

Zo had ik laatst een gesprek met Pien. Zij vertelde me dat ze ruzie had met haar beste vriend Dario. 

Pien had Dario pas geleden gezegd dat ze op korte termijn zijn hulp nodig had met wat sjouwwerk; het liefst zo snel mogelijk.

Dario had ingestemd, maar 3 dagen later was hij nog steeds niet langs geweest. Daarop had Pien hem verontwaardigd gebeld. 

Dario had het niet leuk gevonden dat Pien zo direct had verteld wat haar dwars zat. Hij was heus wel van plan geweest bij haar langs te komen. Vanaf dat moment verliep de relatie tussen de 2 stroef. 

Na wat doorvragen bleek dat een cultuurverschil de veroorzaker was van de miscommunicatie. Blijkbaar had Dario, van oorsprong Italiaans, de urgentie van het werk niet helemaal begrepen. Dario had Pien al vaker gezegd dat hij vond dat Nederlanders zich zo snel druk maken over tijdschema’s. 

Ineens begreep Pien het: Dario had niet geweten dat de schilder 2 dagen later zou komen. Ze had duidelijker naar hem moeten communiceren hoeveel tijd ze had voor het versjouwen van de meubels. Dario’s achtergrond was zodanig anders dan die van Pien, dat beide personen de boodschap over tijd totaal verschillend interpreteerden. Het vraagt dus extra goede communicatieve vaardigheden.

Lees tip: Wat doe je als je je ongelukkig voelt?

Goede communicatie: dit kun jij doen 

Goed en effectief communiceren lijkt dus makkelijker dan het is. Tegelijkertijd kan een goede vorm van communicatie menselijke relaties enorm laten groeien. Ik geef je daarom 10 tips die jij mee kunt nemen naar de gesprekken die je in de toekomst met anderen voert.  

1. Wees stil

Ook al denk je bij communiceren misschien eerder aan spreken; juist zwijgen neemt een zeer belangrijke plek in binnen een goed gesprek. Effectiever communiceren begint gek genoeg bij stil zijn. 

Stil zijn geeft je gesprekspartner de kans om zijn verhaal te doen. Zonder onderbroken te worden. Waarschijnlijk weet je zelf wel hoe fijn het is om met iemand te praten die jou laat uitpraten. Die je de ruimte geeft om naar de juiste taal te zoeken en die niet bij iedere zin zegt: “Dat heb ik ook!”

Af en toe je mond houden geeft de ander ook de ruimte om tot nieuwe inzichten te komen. Of je het nu over een persoonlijke situatie hebt of in een werkoverleg zit: luisteren is de sleutel voor een goed gesprek. Het laat bovendien zien dat je een sterk empathisch vermogen hebt.

2. Wees écht geïnteresseerd

Ken je dat? Dat je je collega vertelt over die vervelende ervaring met een klant en dat die collega slechts met een half oor zit te luisteren? Terwijl jij nog vol adrenaline zit van wat je net is overkomen, scrolt de ander door z’n sociale media. 

Als dit je wel eens overkomen is, weet je ook hoe irritant dat is. Daarom kan ik alleen maar benadrukken hoe belangrijk onverdeelde aandacht is. Laat je gesprekspartner merken dat je hem hoort. Maak oogcontact, vraag door waar je dingen niet begrijpt en blijf vooral goed luisteren. 

Je smartphone is een gevaarlijke aanwezige in het geheel. Zelfs als er geen meldingen binnenkomen, leidt het apparaat af. Een deel van je bewustzijn is toch bezig met wat er zich op die smartphone allemaal afspeelt.

Wanneer de situatie erom vraagt, voer je het gesprek in een niet afleidende omgeving; een plek waar iemand rustig zijn verhaal kan doen. Zonder gestoord te worden door voorbijgangers of onnodige toehoorders. 

3. Let op je verbale én non-verbale communicatie 

Zoals ik eerder al zei: effectief communiceren heeft meer om handen dan alleen de juiste taal vinden. Natuurlijk begint je boodschap bij een sterke vorm van verbale communicatie. Non-verbaal je boodschap kracht bijzetten is echter net zo belangrijk. 

Mijn cliënt Bart vertelde zijn baas laatst dat hij meer wilde verdienen. Hij had zijn verhaal goed voorbereid. Toch kwam hij door de zenuwen niet helemaal goed uit zijn woorden. 

Lees ook: Hoe kan ik mijn zelfvertrouwen vergroten?

Wil jij werken aan meer zelfvertrouwen?

Al 22 jaar help ik mensen zoals jij meer zelfvertrouwen te krijgen. Meld je aan voor mijn wekelijkse nieuwsbrief met praktische tips om meer vrijheid en geluk te ervaren.

* Afmelden is eenvoudig en kan met slechts één druk op de knop.

Ook non-verbaal zond Bart onzekere signalen uit. Hij keek veel naar beneden, sprak zacht en maakte zichzelf klein. 

De reactie van zijn baas was niet mals: hoe durfde hij met dit voorstel aan te komen? 

Van de loonsverhoging is niets terechtgekomen. Barts baas had haarfijn in de gaten dat zijn werknemer niet tegen hem in zou gaan als hij anders zou besluiten. 

Als Bart stelliger was geweest in zijn woorden én zijn houding, was zijn boodschap ook zekerder overgekomen. De kans op succes, door betere communicatieve vaardigheden was dan heel wat groter geweest. 

4. Draai er niet omheen

Wanneer je een mededeling goed wilt laten overkomen, is bondig communiceren essentieel. Wees to the point, zodat de ander snel weet wat jij wilt vertellen. 

Vooral op de werkvloer is bondigheid een sterke kwaliteit. Wees je ervan bewust dat mensen op het werk vaak weinig tijd hebben. Als je dan in 2 minuten kunt vertellen wat je kwijt wilt, is dat goud waard. 

Ook als je je vrienden eerlijk je mening over iets wilt geven of je grenzen aan wilt geven is het fijn als je niet te lang om de hete brij heen draait. Natuurlijk mag je ruimte nemen om je mening in te leiden, maar verwoord daarna duidelijk wat je vindt en waarom dat zo is. 

Op die manier laat je zo min mogelijk ruimte voor twijfel en onduidelijkheid. 

5. Vul niets in

Wij mensen zijn tijdens een gesprek nogal snel geneigd van alles in te vullen voor andere mensen. En je weet waarschijnlijk zelf hoe vervelend dat is. Stel, je vertelt je collega dat je met een lastige opdracht bezig bent. 

Je collega haakt meteen in: “Oh, ja, dat had ik vorige week! Ik had een klant aan de telefoon die het maar niet met me eens wilde worden over het vervolg van ons project. Zó vervelend! Ik kon er niet van slapen!”

Naast de irritatie die het onderbreken al opwekte, vulde je collega voor je in dat je lastige opdracht vervelende gevoelens met zich meebracht. Terwijl jij je collega vooral wilde vertellen hoeveel energie je kreeg van dat pittige puzzelwerk!

Gebruik in gesprekken altijd de NIVEA-regel: Niet Invullen Voor Een Ander. Luister vooral naar wat de ander te vertellen heeft, zonder te veel uit te gaan van je eigen ervaringen. Iedereen is anders. Blijf je daarvan bewust. 

6. Vat samen en vraag bevestiging

Ook als je het met iemand hebt over een onderwerp dat je na aan het hart ligt, blijft het belangrijk dat je niets invult vanuit je eigen ervaringen. In plaats daarvan houd je je eigen gedachten voor je en laat je de ander uitspreken. 

Luister met interesse naar wat de ander te vertellen heeft. Ben je er niet zeker van dat je hem goed begrijpt? Vat dan samen wat je denkt te hebben gehoord en vraag of dat klopt. Dan weet je zeker dat je de ander goed begrepen hebt.

7. Spreek duidelijk

Effectief communiceren begint bij duidelijk communiceren. Vooral als je bijvoorbeeld een presentatie geeft. Spreek hard genoeg, maar niet té hard. Praat daarnaast rustig, zodat iedereen je goed kan volgen. Laat af en toe een korte stilte vallen. 

Verder is een monotoon stemgeluid killing voor effectieve aandacht. Mensen haken snel af als iets saai wordt. Zorg dus voor voldoende variatie, zonder te overdrijven.

8. Respecteer het gevoel van de ander

Vertelt iemand je een persoonlijk verhaal? Of geeft de ander weer hoe hij zich voelt over een situatie? Toon dan altijd begrip voor dat gevoel. Ook al ervaar jij het tegenovergestelde. 

Ik kan niet vaak genoeg benadrukken dat iedereen anders is. Een onderwerp dat voor jou weinig lading heeft, kan bij een ander heel veel emoties naar boven brengen. Als jij dan zegt dat je gesprekspartner zich niet zo moet aanstellen, weet je zeker dat het gesprek daarna nergens meer heen gaat. 

Laat liever heel bewust je oordelen thuis. Geef hooguit aan dat jij de dingen anders ervaart. Dat geeft jullie de ruimte om op een gezonde manier over het onderwerp te discussiëren. 

9. Neem de tijd

Zie je aan de lichaamstaal van je gesprekspartner dat hij het moeilijk vindt zijn verhaal te doen? Neem dan rustig de tijd om naar zijn verhaal te luisteren. Juist dan krijgt je gesprekspartner het gevoel dat hij gehoord wordt. 

Laat op het juiste moment een stilte vallen, zodat de ander het vervolg van zijn zin kan overwegen. Reageren komt later wel; als je merkt dat je gesprekspartner zijn verhaal helemaal heeft gedaan. 

10. Denk aan je lichaamstaal

Goed communiceren gaat om veel meer dan het gesproken woord. Wanneer je lichaamstaal niet overeenkomt met je verbale boodschap, zijn toehoorders sneller geneigd te vertrouwen op die lichaamstaal. De kracht van het gesproken woord neemt daardoor sterk af. 

Dus ook al voel je je onzeker tijdens het gesprek over die salarisverhoging; sta voor jouw mening. Laat met je hele lijf zien dat jij weet waarvoor je daar zit. Dat je volledig achter je argumentatie staat. 

Maak jezelf lang en maak oogcontact, ook al voelt dat nog zo raar. Grote kans dat je dan wél serieus genomen wordt. 

Goed communiceren: iets waardevols

Goed communiceren is lastig. Het vraagt veel van je. Niet alleen moet je nadenken over je woorden; ook dien je goed te luisteren naar de ander. Juist als je anderen de ruimte geeft te praten, vinden mensen je een prettige gesprekspartner. Houd dat in je achterhoofd tijdens een gesprek. Net als de andere tips die ik je hierboven gaf. 

Welke tip neem jij mee naar een volgend gesprek? 

Wil jij werken aan meer zelfvertrouwen?

Al 22 jaar help ik mensen zoals jij meer zelfvertrouwen te krijgen. Meld je aan voor mijn wekelijkse nieuwsbrief met praktische tips om meer vrijheid en geluk te ervaren.

* Afmelden is eenvoudig en kan met slechts één druk op de knop.

Plaats een reactie